sistem informasi managemen

BAB I

PENDAHULUAN

            Perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan merupakan kegiatan manajerial yang pada hakikatnya merupakan proses pengambilan keputusan. Semua kegiatan tersebut membutuhkan informasi.

            Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer, termasuk pengelola pendidikan, disediakan oleh suatu system informasi manajemen yaitu suatu system yang mediakan informasi untuk manajer secara nteratur. Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar untuk melakukan pemantauan dan penilaian kegiatan serta hasil-hasil yang dicapai.

            Dengan kata lain, system informasi manajemen merupakan keseluruhan jaringfan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan bagi para pengguna lainnya yang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain fdalam cakupa organisasi ataupun perorangan. Informasi itu sendiri merupakan data yang telah diolah , dianalisis, melalui suatu cara sehingga memiliki arti dan makna ( worth ). Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang yanag menggambarkan suatu objek, ide, kondidi ataupun situasi.

                        Dengan demikian jelas bahwa system informasi manajemen yang efektif dapat memperlancar manajemen dalam pencapaian tutjuan organisasi. Pertannyannya adalah system informasi manajemen yang efektif itu yang bagaimana Sistem informasi manajemen yang efektif yaitu system informasi manajemen yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik. Hal tersebut dapat tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan kebutuhan baik dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

            Dalam kehidupan masyarakat luas kata “informasi” pada umumnya sudah tidak dipandang sebagai istilah yang asing. Dalam pembicaraan umum di masyarakat sering para pembicara memaksudkannya sebagai berita atauy keterangan yang adakalannya diidentikkan dengan data. Data memiliki kaitan erat dengan informasi dan bisa pula terjadi suatu hal yang sama dikatakan data dan juga dikatakan informasi. Namun demikian pengertian keduannya sangatlah berbeda. Perbedaannya ditentukan oleh adanya proses dan kepentingan dan maksud dalam hal yang dikatakan informasi. Namun demikian pengertian keduanya sangatlah berbeda. Perbedaanya ditentukan oleh adanya proses dan kepentingan dan maksud dalam hal yang dikatakan informasi. Sdangkan data tidak terkait oleh kedua hal tersebut. Dengan demikian data merupakan baha untuk menjadi informasi setelah diprose dengan prosedur, teknik dan cara sesuai kepentingannya. Atau dengan lain perkataan in formasi adalah data terpilih yang telah diproses dalam suatu system untuk menjadikannnya dapat memberikan arti.

            Untuk memahami secara mendalam tentang system informasi manajemen, banya para ahli telah membahas konsep system informasi manajemen. Konsep-konsep itu pada dasarnya banyak yang memiliki kesamaan dalam makna nya dan saling mengisi satu sama lain:

3 . Konsep System Informasi Manajemen

            Menurut Gordon. B. Davis ( 1974 ) yang dialih bahasakan Aceng Muhtaram Mirfani dalam “ Sistem Informasi Pendidikan dan ketatausahaan Sekolah “ dari buku Administrasi Pendidikan ( 1992:128) bahwa:

            Sistem informasi manajemen merupakan sebuah system manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Dari pengertian di atas dinyatakan bahwa system manajemen informasi merupakan sustu system mesin atau manusia yang terpadu. Hal ini mengandung makan bahwa mesin dan manusia harus merupakan suatu system, mesin tanpa  manusia atau manusia tanpa mesin, system informasi manajemen tidak berjalan atau adanya kerusakan salah satunya, akan merupakan suatu kecacatan dalam system informasi manajemen. Fungsi system informasi manajemen dalam pengertian diatas, merupakan penunjang operasi manajemen dan pembuatan keputusan. Mengandung makana bahwa dengan system informasi manajemen operasi manajemen akan memiliki kelebihan, yaitu nilai efisiensi dan efektifitas.

1)      Menurut Suhardiman Yuwono dalam Ensiklopedi Administrasi ( 1989:264 ) adalah keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pimpina untuk keperluan pelaksanaan fungsi manajemen bagi pimpinan terutama dalam menetukan keputusan yang tepat.

            Keputusan ini, terkandung makna bahwa system informasi manajemen adalah suatu jaringan informasi dalam membantu pelaksanaan fungsi manajemen bagi pemimpin terutama dalam menentukan keputusan yang tepat.

2)      Pengertian system informasi manajemen menurut The Liang Gie ( 1976 ) sebagai :

            Keseluruhan jaringan hubungan dan jaringan lalu lintas, keterangan-keterangan dalam organisasi mulai dari sumber yang pengelolaan, penahanan, sampai peneyebrangannya kepada para pejabat baik nya dan terakhir tiba pada pimpinan untuk keperluan pembuatan keputusan-keputusan yang tepat. Pengertian yang dikemukakan The Liang Gie memiliki beberapa kesamaan, dengan Davis dan Yuwono, pengertian kesleruhan jalinan dan satuan-satuan jaringan lalu lintas macam-macam keterangan artinya adalah jaringan antara bagian-bagian dan sub-sub bagisan. Yang dimaksud dengan keterangan adalah data dan informasi. Dalam pengertian inipun system informasi manajemen mencakup segenap proses pengolahan data dari mulai proses pengumpulan data, pengelolahan , penyimpanan, pengambilan kembali serta penyebaran informasi hasil pengolahan data dengan menggunakan peralatan-peralatan yang tepat.

            Tujuan akhir system informasi manajemen menurut The Liang Gie adalah proses pelaksanaan tugas oleh para pelaksana dengan baik dan para pemimpin dapat membuat keputusan dan melaksanakan tugas kepemimpinannya dengan tepat dan cepat. Dengan mengacu kepada pengertian-pengertian di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa konsep system informasi manajemen memiliki beberapa karakteristik:

1)      Dalam suatu organisasi terdapat suatu bagian khusus sebagai pengelola system informasi manajemen

2)      System informasi manajemen merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap bagian di dalam organisasi yang terpusat di bagian system informasi manajemen.

3)      System informasi manajemen merupakan jalinan hubungan antar bagian dalam organisasi melalui satu  bagian yang system informasi manajemen.

4)      System informasi manajemen merupakan segenap proses yang mencakup :

a)      Pengumpulan data

b)      Pengolahan data

c)      Penyimpanan data

d)     Pengambilan data

e)      Penyebaran inforamasi dengan cepat dan tepat.

5)      System informasi manajemen bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pimpinan dapat membuat keputusan dengan cepat dan tepat.  

            Dengan demikian yang dimaksud dengan system informasi manajemen, adalah jaringan prosedur pengelolaan data, penyimpanan data, pengambilan data, dan penyebaran informasi dengan menggunakan berbagai peralatan yang tepat, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan dengan cepat dan tepat, untuk dasar  pembuatan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

B.  KOMPONEN – KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

            Jika dikaji secara seksama ternyata system informasi manajemen ini terbentuk ksrena adanya unsure-unsur yang mendukungnya. Unsur- unsur system informasi manajemen ini meliputi unsure system, unsure informasi dan unsure manajemen. Seperti yang dikemukakan oleh Idochi Anwar bahwa ada tiga unsure yang membentuk system informasi manajemen yaitu management, information dan system yang didasarkan pada urutan kata dalam bahasa Inggrisnya.

a). System

            Yang dimaksud dengan system adalah seperangkat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, yang saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama. Pengertian ini sejalan dengan yang dikemukakan oleh Prajudio Atmosudirdjo ( 1979 : 231 ) bahwa :

            Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri atas objek-objek, atau unsure-unsur , atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsure-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu. Jika suatu system tertentu diidentifikasi, maka sering terdapat sejumlah system yang lebih kecil, yaitu yang dinamakan subsistem. Bila terus dianalisis, akan sampai pada elemen-elemen dasarnya. Seperti yand dijelaskan oleh Bruch dan Strater ( 1974:9 ), bahwa :

            “ Suatu system dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-nagian atau subsistem-subsistem yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan “.

            Setiap bagian dalam organisasi selalu membutuhkan keputusan yang cepat dan tepat. Juga membutuhkan bagian-bagian yang lain untuk pembuatan keputusan, apalagi top managernya. Keputusan yang dicetuskan sangat tergantung pada data-data/informasi dari berbagai subsistem. Maka disinilah perlu dirancang system informasi manajemen, sehingga ajaran system dapat dianggap sebagai metode untuk memecahkan masalah. Dengan menggunakan pendekatan system dalam proses manajemen, diaharapkan pengelolaan data dapat dihasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dengan melalui analisis yang rasional dan ilmiah. Terutama sangat dibutuhkan di organisasi yang sangat besar memiliki berbagai devisi dan semuanya itu tertuju pada tujuan yang sama.

b)   Informasi

            Kompenen Sistem Informasi Manajemen  yang kedua yaitu informasi, yang merupakan unsur inti dalam system informasi manajemen. Karena informasi inilah yang dijadikan sebagai system, dan dikelola dengan pendekatan system. Namun tidak berarti system informasi manajemen berdiri dengan tanpa unsure system dan unsur manajemen. Ketiganya tetap tidak dapat dipisahkan. Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Oleh karena itu, sebelum memahami arti informasi, akan lebih baik memahami lebih dahulu data. Data merupakan bentuk jamak dari datum, yang berarti “kenyataan, catatan”. Data merupakan fakta, pesan yang belum diproses yang merupakan bahan baku informasi. Seperti yang dikemukakan oleh the liang gie(1979:67) bahwa:

            Data adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung se  utu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penepatan keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengolahan  tertentu lalu menjadi informasi. Jelaslah kiranya bahwa data merupakan sumber informasi, merupakan bahan informasi dan dengan sendirinya erat hubungannya dengan informasi.

            Pengertian data dalam system informasi manajemen, merupakan hasil dari kajian-kajian ilmiah dan dapat didapatkan secara ilmiah pula. Oleh karena itu dijelaskan oleh N.A Ametembun (1980:137), bahwa:

            “data adalah fakta-fakta yang diperoleh melalui penelitian empirik atau observasi “. Sedangkan yang dimaksud informasi adalah “behavior initiataing”. Stimuli yang terjadi antara pengirim dan penerima, dalam bentuk tanda atau sandi yang merupakan “output” dari pengolahan data. Kemudian dijelaskan oleh Gordon B Davis (1974:32) bahwa :

            “information is data that has been processed into a from tahat is meaning ful to the receipent and is of real or perceived value in curent or prospective decisions”.

            Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang akan datang).

            Setelah dijelaskan apa yang dimaksud dengan “data” dan”informasi” , perlu memahami bahwa informasi yang diterima pembuat keputusan, melalui tata cara, urutannya yang jelas/tertentu, yang melibatkan berbagai bagian yang saling berhubungan, saling ketergantungan, saling memerlukan satu sama lainnya.

            Berdasarkan sifatnya, data dapat delompokan menjadi dua jenis yaitu data kuantitatif, data dengan hitungan bilangan, misilnya 5 ekor, Rp 1000, satu juta, 25%, 10 digit, dan sebagainya. Data kulitatif, data yang tidak dihitung dengan hitungan bilangan, tetapi diukur dengan kata-kata bernilai, misalnya banyak, kecil, sedikit, rendah, manis, cantik, mahal, tinggi, panjang, berat dan sebagainya. Berdasrkan sumbernya maka data dikelompokan menjadi dua, yaitu (1) data internal dan (2) data eksternal. Data internal adalah data yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri, yaitu organisasi pusat dan cabang-cabangnya. Data eksternal adalah data yang berasal dari sumber-sumber yang berada di luar organisasi itu sendiri.

c)  Manajemen

            Komponen ke tiga yaitu manajemen yang merupakan proses pengelolaan dari mulai pengumpulan data, hingga menjadi informasi, termasuk proses pentrasweran informasi kepada yang memerlukan. Unsur manajemen ini merupakan serangkaian proses pengelolaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, yang di lakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah di tetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.

Menurut Prajudi Atmosudirjo (91962:179) pengertian menejemen dapat di pandang sebagai:

1.        Orang-orang

2.        Semua orang yang mempunyai fungsiatau kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin kerja.

3.        Proses

4.        Adanya kegiatan-kegiatan yang berah kebawah, jadi berupa kerja-kerja untuk mencapai tujuan tertentu.

5.        System kekuasaan atau wewenang supaya orang-orang menjalankan pekerjaan.

            Dalam hubungan istilah “system informasi manajemen,” manajemen di padang sebagai orang-orang, yakni semua orang mempunyai fungsi atau kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin kerja.  Dengan kata lain, yang di maksud manajemen disini adalah manajer. Dalam system informasi manajemen, seorang pemimpin tidak akan mampu bekerja tanpa dibantu oleh bawahannya. Karena SIM tidak menerima data dari atas atau dari satu bagian dalam oraganisasi, tetapi dari semua bagian. Sehingga diperlukan bawahan secara spesifik mengenai data dan informasi yang diterima di bagian lain.

            Dengan demikian terjadilah bagian-bagian tugas oleh pemimpin kepada bawahannya untuk mencapai tujuana organisasi.

C.  PENGEMBANGAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

            Sistem informasi manajemen berdasarkan konsepnya dalam pembahasan terdahulu bisa dipandang sebagai pemprosesan data. Karena inti dari SIM adalah data dan informasi yang dikumpulkan, di olah dan disebar di setiap yang memerlukan, dalam memperoses data, ada beberapa cara yaitu:

a)   Pengumpulan data

1.    Melalui pengamatan secara langsung

            Dalam hal ini pengamat sendiri yang langsung mengamati keobjek yang telah di tentukan. Sehingga dengan metod ini data-data dapat di kumpulkan dengan cermat, karena pengamat sendiri yang mengumpulkannya.

2.    Melalui wawancara

            Salah satu cara untuk menanggulangi banyaknya bagian yang harus diamati adalah dengan wawancara, yang dapat diwakili dengan orang lain. Makin luas dan banyaknya bagian dalam organisasi, akan makin banyak personil yang disiapkan untuk menjadi pewancara. Namun demikian kelitian dalam wawancara akan tergantung pada pewawancara, sehingga hasilnya sedikit banyak akan terpengaruhi wawancara.

3.    Melalui perkiran koresponden (pembawa berita)

            Dalam hal ini koresponden di minta untuk memberika informasi yang di perlukan kepada pengamat. Angka-angka yang diberikan kepada mungkin hanya merupakan perkiraan-perkiraan. Keuntungan metode ini sangat murah dan meliputi dareh yang sangat luas. Kerugiannya adalah bahwa data yang dikumpulkan sering kurang teliti.

4.    Melaui daftar pertanyaan

            Metode ini akan lebih efisien dibandingkan dengan wawancara, karena melalui daftar pertanyaan ini proses pengumpulan data tidak memerlukan pewawancara. Daftar pertanyaan dapat disebar langsung kepada pembawa data, sehingga memungkinkan lebih cepat. Tetapi hal ini pun ada kekurangannya, yaitu pemberi data tidak mengembalikan daftar yang telah diisinya atau tidak mengisi semua pertanyaan yang diajukan. Untuk mengatasinya maka pertanyaan harus dibuat sesederhana mungkin, mudah dimengerti dan tidak perlu diberi penjelasan.

5.    Pengolahan Data

            Pengolahan data adalah sesuatu proses kegiatan fikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan dengan mengikuti serangkaian langkah-langkah perumusan atau pola tetentu, untuk mengubah data tertentu menjadi terbentuk, tersusun, sifat atau isinya lebih berguna.

            Serangkaian aktivitas dalam proses pengolahan data menurut Bruch dan Strater adalah :

1)      Capturing

Menunjukan pencatatatn data dari suatu peristiwa, dalam suatu bentuk yaitu berupa formulir-formulir.

2)      Verifying ( pemeriksaan )

Menunjukan pengecekan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat.

3)      Classifying ( penggolongan )

Menempatkan unsure-unsur data dalam kategori khusus yang memberikan arti bagi pemakai

4)      Penyusunan atau penyortiran

Menempatkan unsure-unsur data dalam suatu rangkaian urutan khusus atau rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya

5)      Summarizing ( peringkasan )

Menggabungkan atau mengumpulkan unsure-unsur data secara matematik, kemudian dengan pengurangan secara logika

6)      Calculating ( penghitungan )

Pengolahan data dengan menggunakan alat dan ilmu-ilmu hitung atau logika

7)      Storing ( penyimpanan )

Menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, microfilm, dan sebagainya, bisa dikatakan sebagai suatu proses pengarsipan

8)      Retrieving ( pengambila kembali )

Merupakan proses pengambilan kembali data ketika diperlukan

9)      Reproduksi

Kegiatan memperbanyak data dari suatu media ke media yang lain dalam media yang sama

10)  Disseminating – communicating ( penyebaran-pengkomunikasian )

Pemindahan data dari suatu tempat ke tempat lain.

            Dalam melakukan pengolahan data sebagaimana diungkapkan di atas, maka diperlukan metode yang cocok atau sesuai kebutuhan pengolahan data. Untuk itu Bruch dan Strater mengungkapkan 4 metode pengolahan data :

1)      Manual

2)      Elektromechanical

3)      Punched card equipment

4)      Electronic computer

Penjelasan  metode-metode di atas adalah sebagai berikut :

1)      Metode manual

Dalam metode ini, semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan penting seperti pensil, kertas, dan mistar hitung.

2)      Metode Elektromechanical

Metode ini sesungguhnya merupakan gabungan dari orang dan mesin. Misalnya , seorang kepala sekolah yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom ( posting machine )

3)      Metode punch card equipment

Dalam metode ini menggunakan semua alat yang digunakan dalam apa yang kadang disebut system warkat unit. Prinsip warkat unit adalah bahwa data mengenal seseorang , suatu objek atau peristiwa biasanya dicatat dalam kartu.

4)      Metode elektronik computer

Metode ini menggunakan computer dalam mengolah data nya. Computer disini berarti suatu susunan dari alat-alat masukan, suatu system unit pengolahan pusat dan alat-alat keluaran.

6.    Penyimpanan data

            Penyimpanan data termasuk di dalamnya pengarsipan. Tujuan penyimpanan atau pengarsipan ini adalah :

1.    Sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan persoalan dapat dengan mudah diambil

2.    Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terlindung dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang

7.    Pengeluaran data

            yang dimaksud dengan pengeluaran data ialah memindahka data atau informasi dari sebagian system informasi manajemen ke bagian yang memerlukan, terutama pada pembuatan kebijakan. Data atau informasi yang dikeluarkan, diseseuaikan dengan kebutuhan. Pengeluaran data ini adalah bukan hanya pengeluaran dari computer atau dari alat-alat pengolahan data atau informasi, tetapi dari bagian pengelolaan nya .

8.    Studi kasus

Membangun basis data dalam system informasi pendidikan nasional dewasa ini sangat memperhatikan data persekolahan. Untuk tercapainya keterpaduan menyeluruh maka telah ditetapkan jenis data harus dikirimkan dan untuk itu telah disiapkan format khusus.

BAB III

KESIMPULAN

1.    Sistem informasi manajemen ialah system berbasis computer  yang menyediaka informasi bagi para pemakai  dengan kebutuhan yang serupa.

2.    Komponen-komponen system informasi manajemen adalah, system, informasi dan manajemen.

3.    Pengembangam Sistem Informasi Manajemen ada beberapa cara yaitu pengumpulan data, pengolaha data, penyimpanan data, keluaran data, dan studi kasus

DAFTAR PUSTAKA

Zulkifli Amsyah., (1997), Manajemen sistem Informasi, Jakarta, Gramedia PustakaUtama.

Moekijat, (1991), pengantar sistem informasi manajemen, Bandung Remaja Rosda Karya.

Husain, K.M., (1977), Manajemen Informasi Sistem for Higher EdCation France, OECD.